Na wstępie warto rozróżnić termin czynności sprawdzających i kontroli podatkowej – mimo, że używane są w podobnych kontekstach, nie należy stosować ich zamiennie. W przypadku podatku od osób fizycznych i prawnych organem skarbowym, uprawnionym do przeprowadzania czynności sprawdzających będzie naczelnik właściwego dla podatnika urzędu skarbowego. Przebieg czynności sprawdzających można przedstawić jako zbiór działań mających na celu weryfikację danych i dokumentów dotyczących deklaracji podatkowej, które rozpoczynają się wezwaniem urzędnika do przekazania wyjaśnień. Kontakt może być telefoniczny, mailowy lub w formie pisemnej. Głównym celem czynności sprawdzających jest kontrola formalnej poprawności dokumentacji, a weryfikacja odbywa się w zakresie niezbędnym do ujawnienia podstawy opodatkowania. Urząd może poprosić o okazanie dokumentów, jakie podatnik ma obowiązek posiadać w danym momencie na podstawie przepisów prawa. Czynności sprawdzające mogą być dokonywane wyłącznie w stosunku do ulg poświadczonych w deklaracji podatkowej. Jednak ze względu na to, że w przepisach prawnych nie odnajdziemy zamkniętej listy, zakres dokumentów o które może poprosić urząd jest w rzeczywistości otwarty. W przypadku czynności sprawdzających prawidłowość rozliczenia ulgi na działalność badawczo-rozwojową, oprócz podstawowych dokumentów dot. opisów projektów badawczo-rozwojowych oraz ewidencji kosztów kwalifikowanych, organ może wezwać do okazania innej dokumentacji źródłowej, którą podatnik powinien posiadać.  Przykładowo mogą to być:

• listy płac z wynagrodzeniami pracowników wykonujących działalność badawczo-rozwojową;
• umowy o pracę/cywilnoprawne pracowników wykonujących działalność badawczo-rozwojową;
• potwierdzenia zapłaty wynagrodzeń i/lub składek na ubezpieczenia społeczne pracowników wykonujących działalność badawczo-rozwojową;
• kopie faktur vat do zakupu materiałów na rzecz działalności badawczo-rozwojowej wraz z potwierdzeniem zaksięgowania tych wydatków w ewidencji księgowej.

Biorąc pod uwagę końcowy etap czynności, zostają one zakończone podpisaniem protokołu, który jest poddany archiwizacji w aktach urzędowych podatnika.

Przesłanek do wszczęcia czynności sprawdzających może być wiele, począwszy od  zauważenia błędów w złożonej deklaracji, kończąc na skorzystaniu z ulg podatkowych i wykazaniu zwrotu podatku w złożonej deklaracji.

Poprawny sposób udokumentowania danych jest w końcu niezbędny do prawidłowego rozliczenia ulg. Poza właściwą klasyfikacją projektów do rozliczenia, to właśnie ten element i poprawna obsługa czynności sprawdzających decydują o sukcesie przedsięwzięcia.

Pomimo, iż czynności sprawdzające i związane z tym przygotowanie dokumentów wydają się być dodatkowym obowiązkiem podatnika, to w przypadku właściwego ich przygotowania, stają się istotną korzyścią. Podatnik bowiem zyskuje dodatkowe potwierdzenie, iż dokumentacja źródłowa oraz sposób jej przygotowania jest właściwa i w pełni odpowiada standardom przyjętym przez organ.

Warto zwrócić uwagę, iż waga poprawności i bezpieczeństwa rozliczeń, to jeden z głównych powodów rozliczenia ulg we współpracy z wyspecjalizowaną firmą zewnętrzną. Potwierdzają to również doświadczenia Klientów współpracujący z EFAG w Polsce.

Korzystanie ze wsparcia ekspertów pozwoli ograniczyć niepotrzebne ryzyko – zarówno to związane z błędami w prowadzonej dokumentacji, kalkulacją kosztów i wszelkimi problematycznymi kwestiami, przed którymi może być postawiony podatnik. Dopełnienie wszelkich wymaganych wyjaśnień z organami skarbowymi, sprawia, że czynności sprawdzające są procesem sprawnym i bezproblemowym oraz dodatkowo zwiększającym bezpieczeństwo realizowanych rozliczeń.